Criteria waaraan een aanvraag moet voldoen

Een aanvraag wordt in behandeling genomen als is vastgesteld dat alle benodigde gegevens aanwezig zijn. Daarna wordt de aanvraag door de verzamelde voogden bekeken aan de hand van een aantal criteria.

Een aanvraag wordt schriftelijk en per post ingediend bij de secretaris.

In elk geval is in de aanvraag kort omschreven om welk project het gaat. Een project is, in beginsel, een tijdelijke eenmalige gebeurtenis.

Bijgevoegd dient in elk geval te zijn een projectbeschrijving, een concrete projectbegroting, een gedetailleerd dekkingsplan voor dit project waaruit ook de eigen inbreng blijkt, een lijst van andere voor dit project aangeschreven fondsen met mogelijke opgave van de resultaten, en een uittreksel van de Kamer van Koophandel.

In voorkomende gevallen kan nog gevraagd worden om andere stukken, zoals bijvoorbeeld de statuten of de financiële jaarstukken. In het algemeen worden al te omvangrijke pakken papier niet op prijs gesteld.

Een aanvraag vermeldt uiteraard ook een afzender en bij voorkeur ook een e-mail-adres van de afzender.

Het is niet nodig om een bepaald bedrag te noemen dat men graag gedoneerd zou willen zien.

De aanvraag:

De aanvraag dient te allen tijde onder de statutaire doelstelling van de stichting te vallen, te weten:
primo het behartigen van de belangen van ouderen, in het bijzonder door het verschaffen van huisvesting;
secundo het geven van geldelijke ondersteuning aan projecten van historische en culturele aard en projecten van maatschappelijke zorg binnen de provincie Friesland, of daaraan gerelateerd; een en ander in de ruimste zin van het woord.

De toewijzing van een subsidie wordt in beginsel belemmerd als:

  • het investering in onroerend goed betreft
  • het betrekking heeft op een (semi-)overheidsproject
  • als een tegemoetkoming in de exploitatiekosten wordt gevraagd of (semi-)permanente steun wordt verzocht
  • als het een overwegend commercieel karakter heeft
  • als het via een derde verloopt; een getrapte aanvraag
  • als het betrekking heeft op een privé-persoon
  • als het project reeds is aangevangen of op zeer korte tijd zal aanvangen

Een aanvraag dient tijdig te worden ingediend. Daarbij moet in aanmerking worden genomen dat de voogden slechts eenmaal per kwartaal over de aanvragen vergaderen. Aanvragen die kort voor een vergadering bij de secretaris binnenkomen, worden pas in behandeling genomen op de daarop volgende vergadering. En als dàn blijkt dat het project of evenement reeds heeft plaatsgevonden of op zeer korte termijn gaat plaatsvinden, zal het verzoek worden afgewezen, omdat in dat geval een toezegging onzerzijds niet noodzakelijk was voor de verwezenlijking van het project of evenement.

Binnen zes weken na de vergadering van voogden waarin een besluit is gevallen, ontvangt de aanvrager schriftelijk bericht.

Wat verder van belang is:

Er zal aantoonbaar sprake moeten zijn van – indien mogelijk - een naar verhouding redelijke 'eigen inbreng' door de aanvrager.

Wij verwachten dat bij de aanvraag wordt gevoegd een opgave per jaar van het aantal keren dat de laatste vijf of tien jaren een aanvraag voor subsidie bij ons werd ingediend en met welk resultaat.

In beginsel zal van een instelling of organisatie slechts één subsidie-aanvraag per kalenderjaar in behandeling worden genomen.

De aanvraag behoort bij inwilliging te leiden tot een meer dan marginale oplossing van het financiële tekort. Onze subsidie “moet er toe doen”, en geen druppel op de gloeiende plaat zijn.

Wij achten het onwenselijk dat gebruik wordt gemaakt van professioneel fondsenwerving. Ook kostbaar promotiemateriaal en duur uitgevoerde jaarverslagen zijn contra-indicatief.

Bij de beoordeling van de in behandeling genomen aanvragen wordt er in het bijzonder (in positieve zin) op gelet of de activiteit of het project

  • innovatief en creatief van karakter is
  • rechtstreeks ten goede komt aan de doelgroep
  • in een startfase verkeert
  • concreet is
  • een aanwijsbaar en meetbaar effect heeft
  • in tijd beperkt is
  • maatschappelijk vernieuwend is
  • een ruime mate van zelfwerkzaamheid kent

De voogdenvergadering kan in bijzondere gevallen gemotiveerd afwijken van bovengenoemde criteria.

De uitslag van het beraad der voogden.

1. Afwijzing
Aanvragen kunnen worden afgewezen. De voogden trachten zulks zo goed als mogelijk te motiveren. Discussie over een afgewezen aanvraag wordt niet gevoerd.

2. Aanhouding
Een aanvraag kan worden aangehouden, indien daarvoor aanleiding bestaat. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat nadere informatie noodzakelijk is, welke of door de aanvrager dient te worden verschaft, dan wel door de voogden wordt ingewonnen.

3. Toewijzing
Als een aanvraag wordt toegewezen betekent dit, dat de voogden zich in beginsel bereid hebben verklaard een zeker geldbedrag aan het project te doneren. Het is altijd een voorwaardelijke toezegging. Immers, in de toewijzingsbrief zal worden gemeld: "Zodra er voldoende zekerheid bestaat dat het project doorgang vindt en u aan de besteding van dit bedrag toe bent, vernemen wij dat van u, zulks onder vermelding van het bankrekeningnummer waarnaar het moet worden overgeschreven".

Ook andere voorwaarden kunnen worden gesteld. Rapportage achteraf, zowel inhoudelijk als financieel, is zo'n voorwaarde.

Een toezegging geldt uiterlijk voor één jaar. Indien na een jaar geen verzoek tot betaling is gekomen, vervalt de toezegging. Het is echter mogelijk dat de aanvrager verzoekt die termijn van een jaar voor een korte periode te verlengen.

Een toezegging komt neer op een schenking. Bij uitzondering kan het een garantstelling zijn.

Toezeggingen met een repeterend karakter behoren tot de zeldzame uitzonderingen.

Contact

De secretaris van de Stichting Ritske Boelema Gasthuis
t.a.v. Drs S. van der Zwaag
Tweebaksmarkt 5
8911 KW Leeuwarden

Email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Tel: 06 50121891


© Ritske Boelema Gasthuis 2017 | Webontwerp door TinsMedia